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Points clés à retenir
- L’accès se fait uniquement sur invitation de l’employeur
- Activez le compte avec une adresse e-mail personnelle
- Téléchargez et classez vos bulletins avant de quitter l’entreprise
- MyPeopleDoc est gratuit pour le salarié, payant sur devis pour l’entreprise
- Le produit est désormais rattaché à UKG HR Service Delivery
Qu’est-ce que MyPeopleDoc et à quoi sert-il ?
MyPeopleDoc est un coffre-fort numérique RH mis à disposition par votre employeur. Il est gratuit pour le salarié, et l’entreprise le paie sur devis. Vous n’y accédez donc pas en vous inscrivant seul : il faut une invitation de votre employeur.
Un coffre-fort déployé par l’employeur
C’est votre entreprise qui choisit la plateforme et qui y dépose vos documents. Vous recevez ensuite un accès personnel. Si vous tapez « inscription » dans un moteur de recherche, vous cherchez une porte qui n’existe pas côté salarié.
Méfiez-vous aussi des sites aux noms proches, comme « Mydocpeople ». Dans mon expérience, le réflexe sûr consiste à passer par le lien de l’invitation ou par mypeopledoc.com.
De MyPeopleDoc à UKG HR Service Delivery
Le produit, créé en 2008, a rejoint le groupe UKG. Il est désormais rattaché à l’offre UKG HR Service Delivery. Selon les entreprises, vous verrez donc l’un ou l’autre nom, voire les deux, dans les e-mails et sur l’écran de connexion.
C’est le même service. Si votre employeur parle d’UKG, ne cherchez pas un second outil.
Quels documents y retrouve-t-on ?
- les bulletins de paie ;
- les contrats de travail et leurs avenants ;
- les attestations diverses ;
- les documents que votre employeur choisit d’y publier.
Depuis 2017, la dématérialisation du bulletin de paie est le principe, sauf opposition du salarié. C’est ce qui explique que votre fiche de paie atterrisse là plutôt que dans votre boîte aux lettres.
Activer son compte MyPeopleDoc
L’activation commence toujours par l’e-mail d’invitation. Voici la marche à suivre que je donne aux salariés lors de mes ateliers :
- Ouvrez l’e-mail d’invitation envoyé par votre employeur.
- Cliquez sur le lien d’activation.
- Renseignez une adresse e-mail personnelle, pas celle de l’entreprise.
- Choisissez un mot de passe solide.
- Configurez l’authentification multifacteur lorsque la plateforme vous le propose.
Pourquoi l’adresse personnelle ? Parce qu’une adresse professionnelle est fermée le jour de votre départ. Vous perdriez alors la clé de votre coffre au pire moment.
L’authentification multifacteur ajoute un code de confirmation à votre mot de passe. Elle prend une minute à configurer et protège des données sensibles : salaire, adresse, situation familiale. Je la recommande sans hésiter.
Que faire sans invitation ?
Vérifiez d’abord vos courriers indésirables. Si rien n’y est, demandez au service RH ou paie de renvoyer l’invitation, en précisant l’adresse personnelle souhaitée. Vous ne pouvez pas créer de coffre autonome : c’est l’employeur qui déclenche l’accès.
Se connecter et utiliser son espace
Vous pouvez vous connecter depuis un navigateur ou depuis l’application mobile, disponible sur iOS et Android. Les deux donnent accès aux mêmes documents. Utilisez toujours le lien officiel indiqué dans votre invitation, que vous pouvez enregistrer dans vos favoris.
Retrouver et télécharger une fiche de paie
- Connectez-vous et validez votre code si l’authentification multifacteur est active.
- Ouvrez la section des documents, puis celle des bulletins de paie.
- Repérez le mois voulu.
- Ouvrez le PDF ou téléchargez-le sur votre appareil.
Mot de passe oublié
Utilisez le lien de réinitialisation de la page de connexion. Le message part vers l’adresse e-mail liée au compte. Si c’est une ancienne adresse que vous n’utilisez plus, le service RH devra la corriger.
Partager un document
La plateforme permet de partager un document de façon contrôlée, par exemple pour un dossier de location ou de prêt. Je préfère cette option à l’envoi d’un PDF en pièce jointe, car vous gardez la main sur ce que vous diffusez.
Sécurité, archivage et valeur légale des documents
Les bulletins déposés sont archivés pendant 50 ans minimum à compter du dépôt, chez l’hébergeur d’archivage CDC Arkhinéo. Les conditions précises dépendent des conditions d’utilisation, donc relisez-les.
Côté juridique, l’éditeur indique que le bulletin numérique a la même valeur légale que le bulletin papier. Vous pouvez donc l’utiliser pour un dossier bancaire ou locatif.
Le stockage gratuit est de 10 Go, ce qui suffit largement pour des bulletins et des contrats. Un fichier de plus de 250 Mo serait refusé, mais je n’ai jamais vu un salarié buter sur cette limite avec des documents RH classiques.
Garder ses documents après un départ de l’entreprise
Si votre compte repose sur votre adresse personnelle, vous conservez l’accès après votre départ. C’est tout l’intérêt du choix fait à l’activation. Pourtant, beaucoup de gens l’oublient, puis découvrent le problème en cherchant un ancien bulletin.
Avant de partir, je conseille de faire ceci :
- vérifier que l’adresse du compte est bien personnelle, et la modifier sinon ;
- télécharger tous vos bulletins et contrats ;
- les classer par année dans un dossier sur votre ordinateur, avec une copie sur un support distinct ;
- noter l’adresse du service RH pour toute demande ultérieure.
Un cas relève de l’employeur : le maintien de l’accès peut dépendre des conditions fixées avec lui. Posez la question à votre départ plutôt qu’après. Mon conseil reste de tout télécharger par précaution.
MyPeopleDoc côté entreprise : tarifs, intégrations et alternatives
L’éditeur ne publie pas de grille tarifaire : la tarification se fait sur devis, après une demande de démonstration. Certains blogs avancent des tarifs à partir de 3 € par mois et par utilisateur pour l’offre Standard, et de 4 € pour l’offre Avancée. Prenez-les comme de simples ordres de grandeur.
La plateforme se connecte aux outils de SIRH et de paie, ce qui évite de déposer les fichiers à la main. Elle vise surtout des structures qui ont déjà un volume de bulletins à distribuer. On cite plus de 3 000 entreprises utilisatrices en France, un chiffre non daté.
Pour une petite structure, des alternatives comme Payfit ou Primobox existent. Je compare toujours le coût, le lien avec l’outil de paie et la simplicité côté salarié avant de recommander quoi que ce soit. Pour le salarié, rien ne change : MyPeopleDoc reste un service gratuit qu’on active avec l’invitation de l’employeur.
