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Points clés à retenir
- POP3 et IMAP reçoivent les e-mails, SMTP sert à les envoyer.
- IMAP synchronise tous vos appareils, POP3 télécharge sur un seul.
- Privilégiez les ports chiffrés : 995 pour POP3, 993 pour IMAP.
- Courrier papier : responsable, registre, tri, numérisation, accusé interne.
- Pièces comptables : 10 ans à partir de la clôture de l’exercice.
Quel protocole pour la réception des courriers : la réponse courte
Le protocole pour la réception des courriers électroniques est POP3 ou IMAP, jamais SMTP. SMTP sert à envoyer les messages. C’est aussi la réponse attendue à la question du quiz PIX sur ce sujet.
Il existe 3 protocoles de messagerie principaux, d’après SiteGround. Voici leur rôle :
- POP3 : récupère les messages et les télécharge sur votre appareil.
- IMAP : affiche les messages stockés sur le serveur et synchronise tous vos appareils.
- SMTP : envoie et transfère les messages d’un serveur à l’autre.
Certaines documentations écrivent que SMTP gère aussi la réception. C’est vrai entre deux serveurs, qui se passent le message. Pour l’utilisateur qui relève sa boîte, la lecture passe bien par POP3 ou IMAP.
Le mot « courrier » prête aussi à confusion. Si votre question concerne le courrier papier de votre entreprise, la dernière section de cet article détaille la procédure à suivre.
POP3 : télécharger ses messages en local
Avec POP3, votre logiciel de messagerie se connecte au serveur, rapatrie les messages sur votre ordinateur, puis les supprime du serveur. Les clients modernes permettent de laisser une copie sur le serveur. La suppression reste le comportement par défaut.
L’avantage tient à la consultation hors connexion. Une fois téléchargés, vos messages restent lisibles sans réseau, et ils ne chargent pas l’espace de stockage du serveur.
La limite est tout aussi nette : POP3 convient à un seul appareil. Si vous relevez vos mails sur votre PC, votre téléphone ne verra rien. Et si le disque dur lâche sans sauvegarde, les messages disparaissent avec lui.
POP3 utilise le port 110 en mode non sécurisé et le port 995 pour les connexions chiffrées SSL/TLS.
IMAP : synchroniser sa boîte sur tous ses appareils
IMAP laisse les messages sur le serveur et ne fait que les afficher. Lire, classer ou supprimer un message sur un appareil se répercute immédiatement sur les autres. Votre boîte reste identique partout.
IMAP gère plusieurs accès simultanés et plusieurs boîtes aux lettres, d’après Noodo. C’est pratique pour une adresse partagée de type contact@ ou compta@ que plusieurs collaborateurs consultent en même temps.
Il fonctionne sur le port 143 en clair et sur le port 993 pour les connexions sécurisées.
POP3 ou IMAP : quel protocole pour la réception des courriers choisir ?
Le choix dépend de votre nombre d’appareils et de l’endroit où vous voulez garder vos messages.
| Critère | POP3 | IMAP |
|---|---|---|
| Stockage des messages | Sur l’appareil | Sur le serveur |
| Plusieurs appareils | Non adapté | Synchronisation permanente |
| Lecture hors connexion | Oui, après téléchargement | Limitée aux messages déjà chargés |
| Boîte partagée | Non | Oui |
| Port en clair | 110 | 143 |
| Port chiffré | 995 | 993 |
Usage personnel et mobile
Si vous lisez vos mails sur un téléphone et un ordinateur, prenez IMAP. Avec POP3, le premier appareil connecté récupère tout et les autres restent vides. Je vois cette erreur régulièrement chez des commerçants qui s’étonnent de ne plus retrouver leurs devis sur leur smartphone.
Usage professionnel
Pour une équipe, IMAP s’impose presque toujours : boîtes partagées, accès depuis plusieurs postes, messages conservés côté serveur. POP3 garde son intérêt pour un poste unique, sans réseau fiable, ou pour archiver localement.
Choisissez toujours les ports chiffrés (995 et 993). Avec les ports 110 et 143, les mots de passe et les messages peuvent circuler sans protection.
Comment un e-mail arrive jusqu’à votre boîte
Le cheminement d’un e-mail se décompose en 4 étapes, selon Brevo :
- Le logiciel de l’expéditeur remet le message à son serveur d’envoi, en SMTP.
- Ce serveur (le MTA) transfère le message vers le serveur du destinataire.
- Le serveur du destinataire dépose le message dans la boîte (c’est le rôle du MDA).
- Le destinataire consulte sa boîte avec POP3 ou IMAP.
On distingue donc les protocoles de transfert, qui font circuler le message entre serveurs, et les protocoles d’accès, qui permettent à l’utilisateur de le lire. SMTP appartient à la première famille, POP3 et IMAP à la seconde.
Côté sécurité, le chiffrement SSL/TLS protège la connexion entre votre logiciel et le serveur. Sans lui, l’identifiant et le mot de passe transitent en clair. Dans mes audits, je vérifie toujours ce réglage en premier.
Un protocole pour la réception des courriers papier en entreprise
Pour le courrier postal, aucun standard imposé n’existe. Dans les PME que j’accompagne, la procédure suivante fonctionne bien :
- Désigner un responsable du courrier, avec un suppléant, et ouvrir un registre (cahier ou tableur) où chaque pli est noté à son arrivée.
- Trier par catégorie : courrier recommandé, factures, administratif, commercial, personnel. Les recommandés sont à traiter le jour même.
- Numériser et indexer les documents importants, avec un nom de fichier clair (date, expéditeur, objet).
- Distribuer chaque courrier à son destinataire interne, qui signe ou confirme la réception. Cet accusé de réception interne évite le « je ne l’ai jamais reçu ».
- Archiver selon la nature du document.
Pour l’archivage, Service-Public.fr donne trois repères. Les livres et registres comptables, les comptes annuels et les pièces justificatives (bons de commande, de livraison ou de réception, factures clients et fournisseurs) se conservent 10 ans à partir de la clôture de l’exercice.
Ce délai passe à 10 ans côté fiscal en cas d’activité occulte (fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite). Les documents de propriété intellectuelle (brevet, marque, dessin et modèle) se gardent 5 ans à partir de la fin de la protection.
La simple correspondance commerciale n’a pas de durée chiffrée sur cette page. Je conseille de la classer avec le dossier client ou fournisseur concerné. Un protocole pour la réception des courriers tient en une page, à condition que chacun l’applique.
