AgileTime : le guide complet du logiciel de gestion des temps

Temps de lecture estimé : 9 minutes

AgileTime, c’est quoi exactement ?

AgileTime est un logiciel métier de gestion des temps et des plannings, utilisé principalement dans les établissements de soins et le secteur médico-social. Sur le terrain, je vois souvent des équipes RH confondre ce type d’outil avec une application grand public. Ce n’est pas le cas : c’est un logiciel professionnel, déployé et paramétré par chaque employeur selon ses propres règles.

Définition de l’outil de gestion des temps et des plannings

Concrètement, AgileTime couvre trois fonctions : la construction des plannings, le suivi des temps de travail et la gestion des compteurs (congés, RTT, heures supplémentaires). L’éditeur propose plusieurs modules selon le profil de l’utilisateur : un portail self-service pour les salariés, une console pour les planificateurs, et une déclinaison spécifique pour le temps médical.

Publics concernés : établissements de soins, médico-social et autres organisations

L’outil cible d’abord les hôpitaux publics, les cliniques et les structures médico-sociales, où les cycles de travail sont complexes (roulements, astreintes, gardes). D’autres organisations avec des règles horaires denses peuvent aussi l’utiliser, mais la documentation disponible se concentre très largement sur le secteur de la santé.

Différence entre AgileTime, EquiTime et les solutions de temps médical

EquiTime est l’éditeur qui revendique 10 ans de R&D selon un article publié par DSIH en 2024. AgileTime en est l’une des briques logicielles. La déclinaison « Web Temps Médical » répond à des besoins distincts de la version générale : elle gère les tableaux de service du personnel soignant, pas seulement les plannings classiques. Autant vous le dire tout de suite : ne confondez pas ces briques, chacune a son périmètre.

Quelles sont les principales fonctionnalités d’AgileTime ?

Le logiciel s’organise autour de quatre grands blocs fonctionnels, que l’on retrouve dans la majorité des déploiements observés.

Création et suivi des plannings et cycles de travail

Les planificateurs construisent des cycles de travail répétitifs ou ponctuels, affectent les agents à des postes et ajustent les rotations. C’est le cœur de l’outil pour les responsables de service.

Gestion des compteurs : congés, RTT, CET et balance horaire

Chaque salarié dispose de compteurs individuels : congés payés, RTT, compte épargne-temps (CET), balance horaire. Ces compteurs se mettent à jour automatiquement selon les règles paramétrées par l’employeur — et c’est justement là que les écarts entre établissements apparaissent le plus.

Pointage, badgeage et suivi des temps réalisés

Le pointage peut se faire par badgeuse physique ou saisie manuelle selon l’organisation. Les temps réalisés sont ensuite confrontés aux temps théoriques prévus au planning.

Reporting, tableaux de bord et éléments variables de paie

En fin de mois, l’outil exporte les éléments variables de paie (heures supplémentaires, absences, primes liées aux horaires) vers le SIRH ou le logiciel de paie. C’est un point de vigilance : la qualité de cet export dépend directement de la rigueur du paramétrage en amont.

AgileTime Self-Service : connexion et usages pour les salariés

Le portail Self-Service est la partie visible pour la majorité des utilisateurs — les salariés, pas les administrateurs. Il ne faut pas confondre ce portail avec la console de planification, réservée aux planificateurs et RH.

Accéder au portail depuis un ordinateur ou un mobile

Chaque établissement héberge sa propre instance du portail, avec une adresse et des identifiants propres. Le Centre hospitalier de Cognac, par exemple, affichait la version 2.17.1 sur son portail au moment de la consultation, tandis que l’application référencée sur Google Play indiquait la version 2.17.0 en 2025. En clair, la version change d’un employeur à l’autre : ne vous fiez pas à un numéro trouvé en ligne pour votre propre établissement.

Selon DSIH (2024), le portail collaboratif AgileTime Self-Service est conçu en 100 % web, donc accessible sans installation depuis un navigateur. Certains portails recommandaient historiquement une résolution minimale de 800 × 600 pixels — une indication ancienne, à ne pas prendre pour une exigence actuelle universelle.

Consulter son planning, ses compteurs et ses soldes

Une fois connecté, le salarié visualise son planning à venir, ses soldes de congés et sa balance horaire. C’est le genre de détail qui change tout au quotidien : plus besoin de demander au service RH un solde de RTT par e-mail.

Saisir ou vérifier ses absences et ses activités

Selon les droits accordés par l’employeur, le salarié peut aussi saisir une demande d’absence ou vérifier les activités déclarées sur une période donnée. Ces droits varient fortement d’un établissement à l’autre.

Que faire en cas d’identifiant ou de mot de passe oublié ?

Le portail self-service ne gère généralement pas la récupération de mot de passe en autonomie complète. Sur le terrain, je vois souvent la même méthode fonctionner : contacter le service RH ou le référent SIRH de son établissement, qui réinitialise l’accès depuis la console d’administration. Il n’existe pas de procédure universelle « mot de passe oublié » commune à tous les portails AgileTime, puisque chaque instance est propre à son employeur.

AgileTime pour les planificateurs et administrateurs

La console dédiée aux planificateurs est un environnement bien plus riche que le portail salarié, avec des droits de paramétrage étendus.

Paramétrer les contrats, affectations et cycles

L’administrateur configure les types de contrats, les affectations aux services et les cycles de travail. Ce paramétrage initial conditionne tout le reste : compteurs, alertes, exports de paie.

Construire un planning individuel ou collectif

Le planificateur peut travailler agent par agent ou construire un planning collectif pour un service entier, avec gestion des rotations et des remplacements.

Contrôler les règles, alertes et anomalies

Des alertes signalent les anomalies : dépassement d’amplitude horaire, non-respect du repos réglementaire, compteur négatif. Petit rappel utile avant d’aller plus loin : ces règles ne sont pas génériques, elles reflètent la convention collective et les accords internes de chaque établissement.

Exporter les plannings et préparer les données de paie

En fin de période, le planificateur valide les données et lance l’export vers la paie. Une erreur de paramétrage à ce stade se répercute directement sur le bulletin de salaire — d’où l’importance d’un contrôle avant chaque clôture.

AgileTime Web Temps Médical : à quels besoins répond-il ?

Cette déclinaison cible spécifiquement le personnel soignant, avec des contraintes que les plannings classiques ne couvrent pas.

Organiser les tableaux de service du personnel médical

Les tableaux de service du personnel médical répondent à des règles réglementaires spécifiques (temps de travail médical, gardes, repos de sécurité), différentes des plannings d’un service administratif.

Gérer les astreintes, permanences et demi-périodes

Le module gère les astreintes, les permanences et le découpage en demi-périodes, propre à l’organisation hospitalière. C’est une granularité que peu d’outils de planning généralistes gèrent nativement.

Suivre les différents statuts et activités par service

Chaque praticien peut avoir plusieurs statuts et activités selon le service concerné, ce qui complique le suivi par rapport à un salarié classique.

Contrôler la conformité des tableaux de service

L’outil intègre des contrôles de conformité réglementaire sur les tableaux de service — un point suivi de près par les directions des affaires médicales, en raison des obligations légales sur le temps de travail médical.

Formation et accompagnement à l’utilisation d’AgileTime

Sur le terrain, je vois souvent des établissements sous-estimer le temps de formation nécessaire, surtout côté planificateur.

Compétences nécessaires pour administrer ou planifier

Administrer AgileTime demande de comprendre les règles horaires de la convention applicable, pas seulement de savoir cliquer dans l’interface. C’est souvent le vrai point de friction en démarrage.

Parcours de formation pour les compteurs et le planificateur

En 2015, le CFPPH et l’AP-HM proposaient une formation d’actualisation d’1 jour, en 2 groupes de 6 personnes, centrée sur la planification et les compteurs. Plus récemment, le GIP Okantis annonçait en 2025 un parcours « AgileTime planificateur PNM » de 14 heures, facturé 608 € net de taxe par personne.

Une formule intra-établissement existe aussi, à 2 340 € net de taxe par groupe selon la même source. En clair, le format collectif revient souvent moins cher au participant si l’équipe à former dépasse quatre ou cinq personnes.

Quand faire appel à l’éditeur, à l’intégrateur ou au service RH

Pour un problème de connexion individuelle, le service RH suffit généralement. Pour un paramétrage de règles horaires ou un export de paie défaillant, mieux vaut passer par l’intégrateur ou l’éditeur — ce n’est pas le rôle d’un utilisateur final de corriger une règle de compteur mal configurée.

AgileTime : avantages, limites et points à vérifier

Après avoir observé plusieurs déploiements de ce type d’outils métier, je garde un regard mesuré : ni solution miracle, ni gadget.

Atouts pour les organisations avec des règles horaires complexes

L’outil est pertinent quand les règles horaires sont complexes : gardes, astreintes, cycles irréguliers. Pour une organisation aux horaires simples, un outil plus léger suffirait probablement.

Limites liées au paramétrage et à la dépendance au contexte employeur

La qualité de l’expérience dépend presque entièrement du paramétrage effectué par chaque employeur. Deux établissements utilisant AgileTime peuvent proposer des expériences très différentes, avec des versions différentes du portail et des droits différents accordés aux salariés.

Interfaçage avec la paie, le SIRH et les outils existants

L’export vers la paie et le SIRH est un point technique déterminant. Avant tout déploiement, je conseille de tester ce flux sur un cycle complet plutôt que de se fier à la documentation commerciale.

Critères à vérifier avant un déploiement ou une migration

Avant de migrer, vérifiez trois points : la compatibilité avec le SIRH existant, la disponibilité d’un accompagnement à la formation, et la clarté des droits accordés aux salariés sur le portail self-service. Les prix de licence et les coûts d’intégration ne sont pas publiés par l’éditeur. Demandez un devis chiffré avant toute décision.

Questions fréquentes

AgileTime est-il accessible depuis un téléphone ?

Le portail Self-Service est conçu en 100 % web selon DSIH (2024), donc accessible depuis un navigateur mobile sans installation particulière. L’accès effectif dépend toutefois de l’instance fournie par votre employeur.

Quel est le prix d’une formation AgileTime ?

Selon le GIP Okantis (2025), une formation individuelle « planificateur PNM » de 14 heures coûte 608 € net de taxe, et une session intra-établissement 2 340 € net de taxe par groupe. Le prix de la licence AgileTime elle-même n’est pas publié par l’éditeur.